20 11 2014

No segundo semestre de 2013, por volta do mês de Agosto, eu estava de férias no Brasil. Durante essas férias, tive tempo de estudar diversos tópicos que estavam pendentes na minha “to-do list“. Um desses tópicos era sobre produtividade, já que eu sempre fui um grande fã de trabalhar de forma mais produtiva. Nesses estudos sobre produtividade, acabei encontrando uma apresentação do Scott Hanselman chamada “It’s not what you read, it’s what you ignore“. Nessa apresentação, entre outras dicas, Scott mencionou a Técnica Pomodoro. Eu já tinha ouvido falar dessa técnica, mas, nunca a tinha testado na prática até então. Na minha volta para casa, decidi que eu iria colocá-la em prática e analisar os resultados. O objetivo deste post é detalhar essa técnica e mostrar para vocês o que eu aprendi ao utilizá-la no meu dia-a-dia de trabalho desde Setembro de 2013.

O que é a Técnica Pomodoro?

A Técnica Pomodoro é uma metodologia desenvolvida para melhorar o gerenciamento do seu tempo. Ela foi criada no final da década de oitenta por Francesco Cirillo, enquanto ele se matava de estudar para as suas provas na universidade. Alguns anos depois ela se tornou conhecida no meio empresarial e hoje é uma das técnicas de gerenciamento de tempo mais utilizadas no mundo.

O funcionamento dessa técnica se dá na ideia de que, para conquistarmos o nosso pico de produtividade, precisamos, além de trabalhar com foco a maior parte do tempo, precisamos também de pausas constantes durante o dia de trabalho.

Essa metodologia teve o seu nome inspirado na ferramenta que Francesco utilizava para marcar os seus ciclos produtivos: um timer de cozinha em formato de tomate (pomodoro). Basicamente ele definiu que estudaria 100% focado em ciclos delimitados pelo tempo de um pomodoro (25 minutos) e que, acabado um pomodoro, ele faria uma pausa de 5 minutos. Além disso, a cada quatro pomodoros concluídos, ele fazia uma pausa um pouco maior, de 15 minutos até meia hora. Além de delimitar os seus ciclos produtivos, Francesco decidiu também anotar as interrupções, tanto internas (causadas por ele mesmo) quanto externas (quando alguém o interrompia). E assim surgiu a Técnica Pomodoro.

De forma extremamente simplista, o funcionamento da Técnica Pomodoro se dá com os seguintes passos:

• Escolha a tarefa que você vai trabalhar
• Configure um timer com 25 minutos
• Trabalhe na tarefa o mais focado possível até o timer tocar
• Faça uma pequena pausa (5 minutos)
• A cada quatro pomodoros, faça uma pausa maior (30 minutos)

Porém, esse é só o começo da técnica. Nas próximas seções vou detalhar toda a Técnica Pomodoro, suas etapas e particularidades.

Artefatos da Técnica Pomodoro

Os artefatos necessários para se utilizar a Técnica Pomodoro são muito simples:

1 – Timer: com ele você irá marcar o tempo de cada pomodoro;
2 – Inventário de tarefas: lista de tarefas pendentes para serem executadas;
3 – Lista de tarefas diárias: lista onde você vai anotar as tarefas que você selecionou para o dia atual;
4 – Registro de tarefas executadas: lista de tarefas que foram concluídas, bem como o número de pomodoros utilizados e quantidade de interrupções.

Com esses artefatos em mãos, você estará pronto para começar a aplicar a Técnica Pomodoro nas tarefas do seu dia-a-dia.

Como começar? Primeiro objetivo: descobrir a quantidade de pomodoros utilizados em cada tarefa

A Técnica Pomodoro é uma metodologia evolutiva. Isso quer dizer que você deve começar simples e ir evoluindo aos poucos, até chegar em um ponto em que você estará utilizando a Técnica Pomodoro na sua totalidade.

O primeiro objetivo da Técnica Pomodoro é fazer com que você entenda quantos pomodoros são necessários para cada tipo de tarefa, bem como ajudar a entender a quantidade total de pomodoros que você normalmente realiza por dia.

Para iniciar essa etapa, você precisa primeiramente preencher o inventário de tarefas. Antigamente, no site oficial da Técnica Pomodoro, conseguíamos baixar os templates padrão do inventário de tarefas e da lista de tarefas diárias. Por algum motivo, eles não disponibilizam mais esses templates no site oficial. Porém, como eu tenho eles guardados aqui em casa, vou disponibilizá-los para vocês:

Inventário de tarefas para a Técnica Pomodoro – Template oficial
Lista de tarefas diárias para a Técnica Pomodoro – Template oficial

Eu sugiro que, no começo, você utilize exatamente esses templates oficiais ao aplicar a metodologia. Com o tempo você vai conseguir perceber melhorias que poderiam ser feitas nesses templates de acordo com as suas necessidades, mas, você só será capaz de identificar essas melhorias depois de utilizar a técnica por um tempo.

Depois de baixar o inventário de tarefas e a lista de tarefas diárias, o primeiro passo é preencher o inventário de tarefas com as atividades que você planeja realizar nos próximos dias. No começo, não é necessário perder uma quantidade absurda de tempo com essa etapa. Liste apenas algumas atividades que você planeja realizar nos próximos dias.

Um ponto importante de se destacar é que as tarefas listadas devem ser grandes o suficiente de forma que levem pelo menos 25 minutos para serem executadas, porém, não grandes demais a ponto de serem tarefas que tomem um dia inteiro.

Uma vez preenchido o inventário de tarefas, no começo de cada dia, antes de começar a trabalhar, você deve preencher a lista de tarefas diárias. Para fazer isso, analise a quantidade de horas que você planeja trabalhar naquele dia e escolha as tarefas do inventário que você acredita ser possível realizar durante o dia de trabalho. Escreva as tarefas que você escolheu do inventário de tarefas na lista de tarefas diárias e você está pronto para começar a trabalhar!

Configure o seu timer para tocar em 25 minutos e comece a trabalhar na primeira tarefa, com 100% de foco no que você está fazendo. Quando o timer tocar, marque um “X” na terceira coluna da lista de atividades diárias. Configure o timer em 5 minutos e divirta-se conversando com alguém, indo ao banheiro, pegando um café, olhando os seus e-mails ou seja lá o que você escolher fazer nos seus 5 minutos de pausa.

Caso você seja definitivamente interrompido (eu considero que alguém definitivamente me interrompeu se tomar mais do que dois minutos), marque um “–” na terceira coluna da lista de atividades diárias e cancele o pomodoro, ou seja, volte o timer para os 25 minutos e comece o pomodoro novamente.

Ao completar uma tarefa, risque-a da lista de tarefas diárias e do inventário de atividades. Além disso, marque no registro de tarefas executadas: a data, o nome da tarefa, a quantidade de pomodoros utilizados e a quantidade de pomodoros cancelados. Sua lista de tarefas diárias ficará mais ou menos assim:

Ao utilizar a técnica dessa maneira por uma quantidade significativa de dias (eu recomendo pelo menos uns dois meses), você vai ter uma ideia de quantos pomodoros você precisa para realizar determinados tipos de tarefas, bem como quantos pomodoros você consegue realizar em um dia típico de trabalho. Uma vez que você tenha alcançado esse objetivo, é hora de partir para o próximo.

Segundo objetivo: lide melhor com as interrupções

Agora que você já tem controle sobre a quantidade de pomodoros necessárias para determinadas tarefas e a quantidade de pomodoros que você consegue executar em um dia, é hora de você lidar melhor com as interrupções, tanto as interrupções causadas por você (internas) quanto as interrupções causadas por outras pessoas (externas).

O primeiro passo é começar a registrar essas interrupções. Cada vez que você se pegar distraído com algo diferente da tarefa durante um pomodoro, marque um “‘” (apóstrofe) na parte superior da coluna de registro de pomodoros. Exemplos de interrupções internas:

• Você recebe uma notificação de e-mail novo e vai lá na caixa de entrada conferir o que está escrito no e-mail
• Você, por algum motivo, não consegue se controlar e vai dar uma conferida no Facebook
• Você se pega olhando para a janela por vários minutos pensando em algo completamente não relacionado com a tarefa (Aonde vou almoçar hoje? O que vou fazer no final de semana?)

Por outro lado, cada vez que você for interrompido por outra pessoa (desde que não cause o cancelamento de um pomodoro), marque um “–” na parte superior da coluna de registro de pomodoros.

Uma vez registradas as interrupções por algum tempo (eu recomendo pelo menos umas duas semanas), é hora de começar a reduzir a quantidade de interrupções. O primeiro passo é lidar com as interrupções internas. O que você deve tentar é, antes de se interromper, pensar se a atividade realmente precisa ser executada. Caso positivo, ao invés de parar para executar a tarefa imediatamente, registre-a no inventário de atividades. Além disso, caso a atividade seja urgente, registre-a também na lista de tarefas diárias, mas, comece registrando essas atividades da última linha para cima, além de marcar um “U” (unplanned) na primeira coluna dessas duas listas.

A ideia é que as últimas tarefas da lista de atividades diárias conterão as atividades urgentes provenientes de interrupções. Após registrada a atividade, volte a trabalhar no pomodoro normalmente e, uma vez finalizado o pomodoro, decida em qual tarefa você trabalhará no próximo pomodoro.

Quanto às interrupções externas, como elas dependem de outras pessoas, elas são um pouco mais complicadas de se lidar. O que você deve tentar é, caso outra pessoa comece a te interromper no meio de um pomodoro, peça gentilmente se ela não pode esperar “X” tempo, onde “X” é a quantidade de tempo que falta até chegar à próxima pausa maior (de 30 minutos). Normalmente essa quantidade de tempo não será maior do que uma hora, e praticamente qualquer interrupção que não envolva um caso de “vida ou morte” é passível de ser resolvida daqui uma hora.

Faça isso sistematicamente e os seus parceiros de trabalho mudarão por si próprios o seu comportamento. Depois de um tempo, ao invés de te interromper imediatamente, primeiro eles perguntarão se você “tem um tempinho”, aí é só responder que “sim” (caso você esteja no meio de uma pausa) ou que “não” e indicar quando você retornará o contato. É incrível como essa estratégia realmente funciona (pelo menos comigo funcionou). Porém, para conquistar a confiança das pessoas ao seu redor, é importante que você não só prometa que irá entrar em contato em “X” tempo, mas sim, realmente entrar em contato no tempo em que você prometeu.

Essa tática funciona muito bem com os seus pares ou subordinados. Porém, é complicado de aplicar essa estratégia com chefes. Nesse caso, na minha opinião é melhor cancelar o pomodoro e atender o seu chefe. Quanto mais rápido você atender o seu chefe, mais rápido você conseguirá voltar a trabalhar nas suas tarefas produtivas novamente.

Veja como fica a sua lista de atividades diárias ao começar a utilizar esses passos:

Além disso, para registrar as interrupções no registro de atividades executadas, crie duas colunas adicionais: “interrupções internas” e “interrupções externas”.

Depois de utilizar essa técnica de registro e redução de interrupções por um bom tempo (eu recomendo pelo menos uns 4 meses), você estará apto a avançar para o próximo objetivo.

Terceiro objetivo: avalie a quantidade de tempo necessário para as tarefas

Se você chegou nesse estágio, parabéns! Você está utilizando a técnica pomodoro por pelo menos uns seis meses e já consegue facilmente detectar quantos pomodoros você precisa para conseguir realizar suas tarefas. Agora é hora de começar a planejar os seus pomodoros com antecedência.

Nessa etapa, a ideia é fazer uma estimativa da quantidade de pomodoros necessários para realizar as tarefas, antes mesmo de começar a executá-las. Você deve fazer isso na terceira coluna do inventário de tarefas, utilizando quadrados para simbolizar a quantidade de pomodoros que você está planejando utilizar para cada tarefa.

Ao copiar uma tarefa do inventário para a lista de atividades diárias, copie também as estimativas (os quadrados). Além disso, para decidir quantas e quais tarefas copiar, considere a quantidade de pomodoros que você tipicamente consegue realizar em um dia de trabalho. Depois disso, trabalhe nos pomodoros normalmente e vá registrando os pomodoros utilizados. No final de cada tarefa e no final de cada dia você terá uma bela visão de subestimativas e estimativas excessivas. Registre o número de pomodoros estimados em uma nova coluna no registro de atividades executadas, dessa forma você conseguirá facilmente gerar um relatório comparando suas estimativas com a realidade.

Últimos objetivos: estruture melhor o pomodoro e faça uma timetable

Os últimos objetivos da Técnica Pomodoro são relacionados ao aperfeiçoamento da técnica. Eu particularmente ainda não atingi esse nível, mas, a ideia é basicamente utilizar os primeiros três a cinco minutos de cada pomodoro para relembrar o que foi feito no pomodoro anterior e os últimos três a cinco minutos de cada pomodoro para revisar o que foi feito no pomodoro atual. Dessa forma, os passos executados para realizar a atividade ficam mais “gravados” no seu cérebro e, por consequência, as suas estimativas futuras ficam mais precisas.

O outro objetivo dessa etapa é construir uma timetable, ou seja, uma agenda das atividades que você irá executar. Essa timetable ajuda a definir limites do que será feito e o que não será feito a cada dia. Honestamente, eu não tenho muito a detalhar sobre essa etapa, porque eu não cheguei nesse nível ainda e nem estudei muito a fundo.

Meus resultados até agora

Eu comecei a utilizar a Técnica Pomodoro no dia 26/08/2013, ou seja, há mais de um ano atrás, e durante todo esse tempo eu registrei todos os meus pomodoros em uma planilha do Excel. Alguns dias eu não registrei por diversos motivos: reunião o dia todo, falta de motivação para trabalhar focado, etc. Considerando somente os dias em que eu utilizei a técnica, foram 219 dias e 1611 pomodoros, ou seja, uma média de 7 pomodoros por dia.

Antes de fazer a análise dos meus números, eu imaginava que a minha média de pomodoros por dia era algo entre 8 e 10, mas, pelo resultado ficou óbvio que eu estava superestimando. Era claro para mim que alguns dias da semana eram mais produtivos que os outros, mas, o resultado não foi exatamente o que eu esperava:

A produtividade menor na segunda-feira era clara para mim. Além de segunda-feira ser um dia normalmente mais “lento”, toda segunda-feira temos uma reunião de planejamento, que eu obviamente não contabilizo com pomodoros. O que me impressionou mais foi que eu imaginava que sexta-feira seria o dia mais produtivo da minha semana, uma vez que normalmente não tem ninguém aqui no escritório e eu praticamente não sou interrompido. Mas, pelo resultado, eu sou mais produtivo na terça-feira? Achei estranho, mas, os números não mentem.

Enfim, a grande vantagem de utilizar uma técnica como essa, além de aumentar a nossa produtividade, é a possibilidade de registrar e contabilizar a quantidade de tempo que gastamos para executarmos as mais diversas atividades. É muito interessante como, com o tempo, passamos a pensar em estimativas utilizando unidades de pomodoro. E, a cada dia, as estimativas ficam mais precisas.

Quais ferramentas eu utilizo?

Quando comecei a aplicar essa metodologia, as únicas ferramentas que eu utilizava eram um timer (chamado tomatoi.st), os templates padrão da Técnica Pomodoro (que eu disponibilizei na seção “como começar”) e uma planilha Excel para registrar as tarefas executadas.

Com o tempo eu percebi que estava gastando muito papel com os templates padrão, então, resolvi elaborar um outro template só que, para poupar espaço, utilizei a orientação “paisagem” ao invés de “retrato”. Você pode baixar esses templates aqui:

Inventário de tarefas para a Técnica Pomodoro – Template Paisagem
Lista de tarefas diárias para a Técnica Pomodoro – Template Paisagem

Depois de mais algum tempo utilizando a técnica com esses formulários, percebi que eu nunca conseguia realizar mais do que seis tarefas por dia. Dessa forma, resolvi compactar o template de tarefas diárias a fim de ser possível registrar dois dias em uma mesma folha:

Lista de tarefas diárias para a Técnica Pomodoro – Template Paisagem compactado

Finalmente, há quase dois meses atrás, eu vi um vídeo do John Sonmez sobre como ele planeja a semana dele, e nesse vídeo descobri que ele utiliza a ferramenta KanbanFlow, que também tem um timer para a Técnica Pomodoro. Resolvi testar essa ferramenta e acabei adorando. Dessa forma, eliminei meus registros em papel e agora eu controlo meus pomodoros e inventário de tarefas no KanbanFlow. A única ferramenta externa que eu mantive foi a planilha de registro de atividades, porque com ela eu consigo facilmente fazer sumarizações, tabelas pivot, gráficos, etc.

Além dessas ferramentas, vale a pena comentar sobre dois outros aplicativos que não são relacionados com a Técnica Pomodoro, mas sim, com produtividade em geral. O primeiro deles é o RescueTime, que te ajuda a descobrir aonde as suas horas de trabalho na frente do computador estão indo. O outro é o TimeSnapper, ferramenta que tira screenshots da sua tela de tempos em tempos, ideal para lembrar em qual tarefa você estava trabalhando em uma determinada data ou hora do dia.

Dicas extras

Antes de finalizar esse artigo, eu gostaria de deixar algumas dicas baseada na minha experiência com a técnica.

Comece devagar: não tente começar a utilizar a técnica completa logo no início. Siga um objetivo de cada vez e vá evoluindo conforme o tempo. Se você tentar utilizar a técnica completa logo de cara, você vai acabar se matando e, como provavelmente não vai funcionar, você vai acabar abandonando a técnica;

Não utilize ferramentas digitais no início: quando você começar a aplicar essa técnica, utilize somente um timer e faça seus registros no papel. Dessa forma você evita ficar brigando com ferramentas eletrônicas, além de realmente entender todos os artefatos dessa técnica antes de partir para uma ferramenta digital;

Não faça pomodoros demais em um mesmo dia: trabalhe no seu ritmo, principalmente no começo. A ideia no início da técnica é justamente entender quanto tempo você gasta em cada tarefa e fazer com que você se acostume a “pensar em pomodoros”. O meu limite de pomodoros diários é 10, mais do que isso eu começo a ficar destruído;

Não desanime em semanas improdutivas: não adianta, tem semanas que são pouco produtivas. Às vezes temos muitas reuniões, visita a cliente ou algo do tipo. É obvio que o total de pomodoros nessas semanas será menor do que o normal. Não se deixe desanimar e continue com a técnica na próxima semana. Garanto que você vai se sentir melhor a cada dia que você continua aplicando a técnica;

Dê uma pausa da técnica de vez em quando: aplicar a Técnica Pomodoro pode se tornar uma tarefa cansativa. A busca por uma produtividade cada vez maior acaba às vezes saturando o nosso cérebro. Portanto, de vez em quando (no meu caso faço isso a cada dois meses, mais ou menos), tire umas férias da técnica por uma semana e trabalhe sem pressão. Você vai se sentir recarregado e, o melhor, você acabará sentindo falta da técnica e não vai ver a hora de voltar a utilizá-la na próxima semana.

Concluindo

Se você leu o artigo até aqui, é desnecessário apontar mais benefícios que vêm com a utilização da Técnica Pomodoro. Espero que você se anime a utilizar essa técnica e que a sua produtividade aumente a cada dia, como a minha aumentou no último ano. Se você quiser um manual detalhado da Técnica Pomodoro (em inglês), baixe aqui o guia completo da técnica (que antigamente era disponibilizado gratuitamente no site oficial, mas, que hoje em dia não é mais).

Caso você decida começar a utilizar essa técnica, não se esqueça de, depois de um tempo, voltar nesse artigo e me contar nos comentários como está sendo a sua experiência. E, caso você já utilize essa técnica no seu dia-a-dia, me conte nos comentários quais foram os seus resultados até agora e talvez o que você está fazendo de diferente do que eu descrevi.

Finalmente, para ficar por dentro das novidades desse blog, convido você a se inscrever na minha newsletter.

Um grande abraço e até a próxima semana!

André Lima

Image by Jussi Linkola used under Creative Commons
https://www.flickr.com/photos/callion/5525638094/

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